Schéma pluriannuel d’accessibilité numérique 2024-2026

Les obligations réglementaires

L’article 47 de la « Loi n° 2005-102 du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées » rend obligatoire à tout service de communication en ligne d’être accessible à tous.
En application du III de l’article 47 précité, le schéma pluriannuel, d’une durée maximum de trois ans, présente la politique de l’entité concernée en matière d’accessibilité numérique.
A ce titre, il contient des informations sur la gouvernance, l’organisation interne mise en place, les actions de formations, les processus projets, les relations avec les sous-traitants, les politiques de tests et d’audits…

Inclusion : fondement d’une politique exemplaire

Le Schéma d’accessibilité 2024 – 2026 de la Région Île-de-France repose sur les valeurs d’inclusion et de solidarité envers tous les Franciliens, en allant au-delà des obligations légales. Ce Schéma d’accessibilité s’intègre plus globalement dans une politique de numérique responsable, portée par la Smart Région.

La lutte contre toutes les formes de discriminations est un des piliers de la politique de la Région Île-de-France. Être une « région solidaire » se traduit par le souci et respect pour chaque citoyen d’accéder aux informations et services offerts et portés par la Région. De fait, la publication d’un nouveau Schéma pluriannuel de mise en accessibilité numérique revêt plusieurs enjeux :

Un enjeu de continuité

Définir un nouveau schéma d’accessibilité numérique doit traduire concrètement la poursuite d’une politique en faveur de l’inclusion sociale et solidaire, en particulier dans un contexte de développement de la région en tant que « SMART Région ». Cette politique de modernisation des dispositifs régionaux doit se concevoir en incluant tous les publics.

Un enjeu d’exemplarité

Cette politique, engagée depuis plusieurs années, traduit également l’enjeu d’exemplarité. Exemplarité en tant qu’employeur public en premier lieu; que ce soit par sa politique de recrutement, de promotion interne ou de maintien dans l’emploi. La Région affiche un taux d’emploi d’agents en situation de handicap de 7.97 % et mène une politique d’aide active en faveur des collaborateurs en situation de handicap. Exemplarité externe également pour favoriser le déploiement de ces politiques d’inclusion dans d’autres institutions publiques régionales de l’éco-système.

Un enjeu de confiance

Enfin, la Région Île-de-France a pour priorité de maintenir un niveau de confiance élevé de la part de ses publics. En termes de développement numérique cela suppose une amélioration continue de l’expérience utilisateur en se fondant sur les normes et standards. L’accessibilité numérique en est un des piliers pour permettre à tous les utilisateurs d’accéder aux services en ligne en toute confiance.

Une démarche engagée

Un premier schéma d’accessibilité dès 2019

Le Schéma d’accessibilité 2019-2022 s’est accompagné d’une organisation autour d’un référent désigné pour engager les actions de mise en conformité des dispositifs numériques de la Région.

La nouvelle version du schéma s’inscrit dans la continuité de définition des moyens et actions qui doivent sous-tendre l’ambition volontariste des mises en conformité.

Politique du handicap

En matière de politique globale du handicap, la Région Île-de-France conduit, depuis des années, des actions fortes vis-à-vis de l’inclusion de ses publics et notamment de ses collaborateurs.

Que ce soit par :

• La mise en place d’un Conseil Consultatif du Handicap (CCH) en 2004 ;
• L’adoption d’un Agenda 22 (2010) avec des budgets identifiés et un réseau de référents handicap internes ;
• La 3ème convention avec le FIPHFP (Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique) ;
• Les accords-cadres avec les partenaires sociaux.

L’engagement de la Région se traduit également par des évènements et actions plus spécifiques comme la semaine européenne pour l’emploi des personnes handicapées (SEEPH) ou le financement des MDPH franciliennes (Maison Départementale pour les Personnes Handicapées) grâce à des budgets spécifiquement dédiés.

Les publics concernés

Les publics identifiés comme destinataires du projet d’accessibilité numérique pour la Région Ile-de-France peuvent se décliner en différentes familles. Celles-ci couvrent les publics usagers externes, les collaborateurs et services internes :

1. Le « grand public » constitué à la fois des usagers directs des services d’information en ligne, « tous les Franciliens », mais également leurs représentants possibles via les associations d’usagers engagées dans le handicap ;
2. Les fournisseurs de services ou de prestation pour la Région ;
3. Les institutions partenaires ou participant directement ou indirectement à la politique du handicap (DINUM, DITP, FIPHFP…) ;
4. L’ensemble des collaborateurs dont ceux en situation de handicap ;
5. Les services et métiers directement impactés : chefs de projets, créateurs de contenus ; mais également les collaborateurs intervenant sur ce sujet en matière de formation (RH), de recrutement ou d’achats publics par exemple.
6. Les élus et la Présidence de la Région, et notamment le Délégué spécial à la Promesse républicaine, au Handicap et à l'Accessibilité.

La gouvernance de l'accessibilité numérique de la Région Île-de-France

La politique numérique de la Région mobilise plusieurs directions et fait l’objet d’une organisation et gouvernance permettant de gérer son caractère nativement transversal.

Quatre pôles mobilisés et coordonnés :

• Pôle Transformation Numérique (PTNUM) ;
• Pôle information, communication, relation avec les publics (PICR) ;
• Pôle Ressources humaines (PRH) ;
• Pôle des politiques Sportives, de Santé, de solidarité et de Sécurité ;

Ces pôles sont responsables de la politique de déploiement de la stratégie numérique responsable sous l’égide de chacun des Directeurs Généraux Adjoints (DGA).

Les instances de conseil d’administration et de direction exécutive assurent la coordination de la conduite de cette politique notamment pour les questions d’arbitrage ou de priorités.

Elles assurent le « reporting » annuel auprès de la Direction générale des services (DGS).

Le projet de gouvernance

L’accessibilité numérique et plus largement la politique de numérique responsable est un projet stratégique de la Région Île-de-France. Ainsi la gouvernance de l’accessibilité numérique repose sur le même modèle que les autres projets stratégiques de la Région.

Concernant le suivi opérationnel, deux comités de pilotage se réunissent plusieurs fois dans l’année. Un relatif au suivi du marché accessibilité 2023 – 2027 et le second sur la mise en œuvre du Schéma pluriannuel de mise en accessibilité.

Un comité de projet se réunit aussi régulièrement pour suivre au plus près l’avancée des projets en abordant les aspects opérationnels et techniques. Il est composé des représentants de chaque pôle et intègre, si besoin, les porteurs de projets notamment pour les questions de marché ou touchant aux aspects informatiques.

De façon hebdomadaire, les référents accessibilité du Pôle Transformation Numérique échangent sur les points techniques d’accessibilité.

Une gouvernance opérationnelle par la transformation numérique

Au regard des éléments d’organisation du pilotage des projets numériques, le pôle de la transformation numérique (PTNUM) est en charge de la coordination opérationnelle et de la facilitation de la conduite des projets numériques pour l’ensemble des directions.
Il pourra donc notamment décliner les actions d’accompagnement des équipes projets identifiées comme essentielles pour assurer la prise en compte de l’accessibilité tout au long de la vie des projets.

Même si les services en charge de leurs projets gardent la maîtrise de la gestion de leur marché et de leur budget, le pôle de transformation numérique peut, aussi, généraliser son apport d’expertise. Par exemple au moment de l’élaboration des documents de marchés publics. Cet accompagnement se fera en collaboration étroite avec le service des marchés et de la commande publique pour harmoniser les documents techniques des marchés et vérifier les aspects accessibilité des projets à visée externe (internet) comme interne (outils métiers).

Un budget dédié

L’engagement de la Région Île-de-France se matérialise aussi avec un budget de deux millions d’euros maximum étalé sur quatre ans. Piloté par le PTNUM, ce budget permettra de donner les moyens aux équipes pour respecter les obligations légales et favoriser l’inclusion et l’accessibilité.

Afin que les équipes s’approprient plus facilement le sujet de l’accessibilité et que l’engagement budgétaire ne soit pas un frein, le pilotage et les accompagnements transverses seront à la charge du Pôle Transformation Numérique.

Un réseau de référents

Les référents accessibilité du PTNUM jouent un rôle clé dans le passage en action de la stratégie de gouvernance. Mais au regard de l’organisation, il apparaît important qu’ils puissent s’appuyer sur un réseau de correspondants dans les services impactés par la mise en œuvre. Ce réseau de référents-relais permettra une proximité avec les équipes directement ou indirectement à l’œuvre pour la poursuite du plan d’action.

Le réseau pourra ainsi partager documents, retours d’expérience, modèles de cahier des charges, guide de bonnes pratiques au plus près des équipes. Des livrables réutilisables participeront à une harmonisation des pratiques en matière d’accessibilité Et constitueront une base de connaissance commune.

L’une des conditions incontournables de mobilisation du réseau réside dans un plan de formation adaptée de ces référents de proximité pour être le plus autonomes possibles et en appui direct des équipes.

Des projets garants d'une mise en œuvre cohérente

Mise en conformité de l’écosystème numérique

Le projet accessibilité, défini dans le cadre de la stratégie et du schéma pluriannuel, vise à systématiser et garantir la prise en compte de l’accessibilité à toutes les étapes des projets de production numériques.
Il vise également à s’assurer de la mise en conformité des publications diffusées ou des services et démarches offerts aux publics.

Recensement

Début 2024, la Région Île-de-France recense une cinquantaine de sites et applications web externes et internes. Ce nombre est à titre indicatif car l’écosystème numérique de la Région est en constante évolution. Sur les trois années à venir, de nouveaux projets numériques vont voir le jour, quand d’autres sites et applications vont s’éteindre.

Evaluation et qualification

Chaque site et application web ont été répertoriés et qualifiés selon des critères tels que la fréquentation, le service rendu, la criticité pour les utilisateurs, le cycle de vie (date de refonte ou fin de marché) ou encore les technologies employées.
Rendre accessible l’intégralité du parc est un idéal vers lequel la Région tend. Toutefois, pour des raisons de pragmatisme nous concentrerons d’abord sur les sites et applications jugés prioritaires :

• Qui comptent le plus d’utilisateurs ;
• Qui sont critiques pour l’activité ou d’après le service rendu pour les utilisateurs ;
• Qui sont amenés à perdurer dans le temps.

Les audits et tests se feront au fur et à mesure des travaux de mise en accessibilité.

Respect des obligations légales déclaratives

Les travaux de mise en conformité ont commencé dès 2023. Des évaluations rapides de l’accessibilité, permettant de servir de socle à l’élaboration d’audits, ont été réalisées sur 25 sites et applications web. Ces évaluations portent sur un petit nombre de critères choisis pour leur pertinence en termes d’évaluation de la complexité et la faisabilité de la mise aux normes RGAA. Ces évaluations rapides ont deux objectifs : remonter des problèmes éventuellement bloquants pour les utilisateurs et sensibiliser les porteurs de projet à l’accessibilité. En effet, les résultats de ces évaluations ont été présentés directement aux responsables de projet. Permettant une première sensibilisation et un rappel des obligations légales.

A la suite de ces évaluations, les référents accessibilité du PTNUM ont diffusé aux équipes une déclaration par défaut pour les sites et applications qui n’avaient pas été audités ou dont l’audit était trop daté. Cette déclaration d’accessibilité par défaut comporte plusieurs informations :

• Le niveau de conformité. En l’absence d’audit, le site est considéré par défaut comme n’étant pas en conformité avec le RGAA ;
• Le moyen de contact pour signaler des problèmes d’accessibilité ;
• Les moyens de contact des défenseurs des droits.

Associée au niveau de conformité affiché en page d’accueil, cette déclaration permet aux sites de ce périmètre de respecter les obligations déclaratives. L’objectif suivant est de diffuser largement ce livrable pour que l’ensemble de l’écosystème numérique de la Région Île-de-France respecte ces obligations.

Allier conformité et accessibilité

Respecter les obligations déclaratives est un premier pas mais ce n’est pas suffisant pour assurer l’inclusion de tous les Franciliens. Pour cette raison, plusieurs leviers ont été définis pour garantir la prise en compte de l’accessibilité numérique aux différentes étapes du processus de production.

En amont du projet, le responsable peut consulter les référents du PTNUM ou le référent-relais pour savoir comment intégrer l’accessibilité dans les marchés liés à des services numériques (achat, développement et maintenance). Le référent proposera, en fonction de la nature du projet, une clause type qui intègre l’accessibilité. Ces clauses permettront d’harmoniser les pratiques et de s’assurer que l’accessibilité soit prise en compte dès le début du projet. Le référent peut bien sûr aider à évaluer les réponses aux appels d’offres.

Pendant la phase de conception graphique, le référent peut diffuser des guides de bonnes pratiques sur l’accessibilité des designs mais aussi des ressources aux UX/UI. Selon ses capacités, il pourra recetter les maquettes graphiques avant la phase de développement. Ou alors transmettre directement aux designers un cahier de recette pour qu’ils puissent vérifier l’accessibilité de leurs livrables par eux-mêmes.

En phase de développement, le référent accessibilité peut transmettre des spécifications relatives à l’accessibilité des contenus développés. Il peut aussi participer à la recette ou transmettre cahier de recette générique.
En fin de projet, le référent peut programmer un audit de conformité. À la suite de cet audit, une déclaration d’accessibilité sera fournie et pourra remplacer la déclaration par défaut initialement publiée.

Actions de sensibilisation et formation

L’une des clés de réussite du projet d’accessibilité numérique réside dans le dépassement de la simple obligation réglementaire pour faire de l’accessibilité un réflexe et un pilier de tous les projets numériques.

Des actions de communication

La Région Île-de-France déploiera des actions de communication spécifiques vis-à-vis de ses publics utilisateurs et de ses agents sur la politique d’accessibilité. Des conférences, tables rondes et autres interventions seront menées pour sensibiliser l’ensemble des agents du siège et des lycées.

Une sensibilisation globale

La gouvernance, incluant plusieurs parties prenantes, implique une action de sensibilisation du comité de pilotage qui aura la responsabilité de la conduite de la stratégie et du plan d’action.

De la même façon, la Région proposera des sensibilisations sur les obligations légales et les représentations sociales du handicap aux agents afin de les impliquer pleinement dans leur service respectif. Ces sensibilisations s’adresseront en priorité aux agents en charges des outils numériques, de la communication et des agents volontaires.

Un plan de formation ciblé

Afin d’adapter sa production numérique interne aux exigences de l’accessibilité, la Région engage une politique de formation et de montée en compétences de ses collaborateurs impliqués dans les chaînes de production et diffusion numériques. Ces formations leur permettront de prendre en compte les exigences liées à l’accessibilité en amont des projets et dans leur méthode de production.

Ce plan permettra de cibler les profils nécessitant une montée en compétences pour leur offrir les formations adéquates (pilotage de projet accessible, designer, graphiste, rédacteur, acheteur…).

Des prestataires responsables

L’une des spécificités identifiées sur les projets numériques de la Région Île-de-France est le recours à des prestataires ou fournisseurs extérieurs pour le développement, l’achat et la maintenance des outils numériques.

L’accessibilité et la conformité au RGAA devront constituer une clause contraignante et participer à l’évaluation de la qualité de l’offre d’un prestataire lors de la commande de travaux, notamment au travers des appels d’offres.

Les procédures d’élaboration des marchés ainsi que les règles d’évaluation des candidatures seront adaptées pour prendre en compte les exigences de conformité au RGAA. Ces clauses spécifiques ont pour objectif d’encourager les prestataires dans une démarche vertueuse en faveur de l’accessibilité et de l’inclusion des personnes en situation de handicap.

Enfin, pour entamer une prise en compte progressive de l’accessibilité numérique par les prestataires liés par contrat de marché public, la Région sensibilisera ses titulaires à l’accessibilité et les informera de leurs obligations. Le Pôle Transformation Numérique accompagne déjà quelques prestataires vers une meilleure prise en compte de l’accessibilité dans les projets numériques. Cet accompagnement se matérialise notamment au travers de livrables réutilisables comme des guides de bonnes pratiques, des spécifications accessibilité et des cahiers des charges.

Traitement des retours utilisateurs

La prise en considération des publics de la Région Ile-de-France dans une stratégie d’inclusion et de non-discrimination implique de fait la mise en œuvre d’actions particulières relatives à la relation usager. Plusieurs modalités sont donc décidées pour appréhender de façon optimale la relation des publics avec l’offre numérique.

Prise en compte des demandes usagers

Conformément aux dispositions prévues par le RGAA et aux attentes légitimes des utilisateurs, la Région a mis en place une adresse de contact pour signaler les éventuels problèmes d’accessibilité : accessibilite.numerique@iledefrance.fr. Cette adresse mail sera disponible sur tous les sites et applications web de la Région, au fur et à mesure des travaux de mise en conformité.

Les référents accessibilité se chargent de réceptionner, traiter ou rediriger ces demandes aux porteurs de plateforme dans un délai maximum de 5 jours ouvrés.

Organisation de tests et contrôles

En matière de tests et contrôles, la Région vise à s’appuyer sur plusieurs dispositifs pour s’assurer non seulement de la conformité au RGAA mais également mesurer la qualité de service rendu au regard des usages concrets des personnes en situation de handicap.

Un groupe de testeurs composés de collaborateurs en situation de handicap sera constitué et perdurera pendant la durée du présent schéma. L’objectif de ce groupe est de pouvoir tester en interne les différents sites et services numériques de la Région. Ce groupe sera constitué sur la base du volontariat. La diversité des profils sera primordiale pour s’assurer que les différents handicaps soient pris en compte dans la démarche d’accessibilité.

Constituer en interne un groupe de testeurs

Un groupe de testeurs composés de collaborateurs en situation de handicap sera constitué et perdurera pendant la durée du présent schéma. L’objectif de ce groupe est de pouvoir tester en interne les différents sites et services numériques de la Région. Ce groupe sera constitué sur la base du volontariat. La diversité des profils sera primordiale pour s’assurer que les différents handicaps soient pris en compte dans la démarche d’accessibilité.

Initier des groupes usagers :

La mise en place de groupes usagers pour tester la réalité des situations d’usage numérique s’appuiera sur différents dispositifs :

• Les agents du siège ou des lycées volontaires ;
• Des partenariats avec des associations de personnes en situation de handicap ;
• L’incubateur-accélérateur de projets « Perqo » de la Région ;
• Le groupe de testeurs de la Délégation Interministérielle du Numérique (DINUM).

Agenda planifié des interventions

Compte tenu des informations recueillies lors des ateliers pour l’élaboration de ce schéma, la complexité des sites et applications, leur classement par ordre de priorité et leur évaluation en termes de faisabilité, les opérations de mise en conformité vont s’étaler sur les années 2024 – 2026.

Le détail des interventions se trouve dans le plan annuel 2024.

Plan d’action 2024