Soutien à l’investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) - FAQ/Questions fréquentes

Il s’agit d’une aide de la Région Île-de-France dont l’objectif est de permettre aux apprentis franciliens de bénéficier de locaux, de plateaux techniques et d’équipements, en adéquation avec les dernières avancées technologiques et les besoins en compétences des employeurs.

Il sert à aider au financement de 3 types de projet d’investissement :

• La réalisation de travaux (y compris les études et les frais afférents),
• L’acquisition d’équipements (y compris les études et les frais afférents), 
• L’acquisition de terrains et/ou de locaux (y compris les études et les frais afférents).

► Pour plus de détails se référer à la question 3 : « Quelles dépenses financent le Soutien à l'investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) ? ».

Il aide au financement des dépenses suivantes : 

• Les études et les frais afférents aux projets d’investissement (travaux ; acquisition d’équipements ; acquisition de terrain et/ou de locaux), notamment :
  • Les études : de faisabilité ; de programmation ; géotechniques et de pollutions des sols ; phytosanitaires ; de sécurité incendie ; de conception (esquisse ; APS-Avant-Projet Sommaire ; APD-Avant-Projet Définitif ; PRO ; DCE–Dossier de Consultation des Entreprises ; de réalisation (études d’exécution et direction des travaux).
  • Les audits énergétiques.
  • Les diagnostics avant travaux : fluides et réseaux/inspection réseaux ; diagnostics obligatoires (amiante, plomb, termites, polluants…) ; structure et fondations ; clos et couvert ; déchets ; acoustique ; VRD (Voirie Réseaux Divers) complémentaires ; environnemental.
  • Les frais : de géomètre ; concours de maîtrise d’œuvre y compris frais associés (appel d’offre, frais de reproduction...) ; assurances dommage ouvrage ; notaire.
  • Les honoraires : du bureau de contrôle, du coordinateur santé-sécurité et de l’OPC (Ordonnancement-Pilotage-Coordination), de mandataire ou de conducteur d’opération. 
   
• Les travaux de construction, de rénovation, d’aménagement, de maintenance lourde, de mise en sécurité sur avis des commissions de sécurité et/ou des bureaux de contrôle, de mise aux normes : réglementaires et techniques et travaux induits.
   
• Les acquisitions immobilières (terrains, locaux).
   
• Les acquisitions et renouvellements d’équipements destinés à : 
  • La pédagogie : mobiliers et équipement bureautique ; matériel informatique et audiovisuel (y compris acquisition de logiciels informatiques et leur installation, équipements de réseau, salles multimédia) ; plateformes intégrées de travaux pratiques ; et plus généralement, tout équipement pédagogique nécessaire à la formation ou aux formations dispensés par les OFA.
  • L’hébergement, la restauration, la vie scolaire, le sport : mobiliers et équipement des salles à manger et cuisines (appareils et matériels) ; équipement des salles et terrains de sport (appareils et matériels) ; équipement des espaces de vie scolaire. 

Tout organisme de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA), dès lors qu’il cumule ces 5 conditions : 

• Dispenser une activité de formation en apprentissage certifiée Qualiopi (plus d'infos).
• Dispenser des formations en apprentissage sur le territoire francilien depuis au moins 1 an en qualité de CFA, d’OF-CFA ou d’UFA à la date du dépôt de la demande de soutien, 
• Présenter un projet d’investissement prévu pour la dispense de formations en apprentissage sur le territoire francilien, 
• Être propriétaire du bien pour lequel le soutien est sollicité ou titulaire d’un bail récemment renouvelé (ou d’un engagement du propriétaire à renouveler le bail), en propre ou sous la forme de SCI (Société Civile Immobilière)*, et assurant la maîtrise d’ouvrage des travaux d’investissement, 
• Présenter un besoin de financement sur le projet d’investissement ne pouvant être pris en charge au titre des fonds propres de l’OFA et de tiers financeurs. 

*La SCI doit être détenue en majorité par l’OFA. L’objet de la SCI doit contenir la propriété d’immeubles affectés à la formation et à l’apprentissage.

C’est l’organisme en charge du règlement des dépenses nécessaires à la réalisation du projet qui doit déposer la demande de soutien.

En cas d’attribution du soutien après un vote favorable des élus lors d’une séance de la Commission permanente du Conseil régional, c’est à cet organisme que sera versé le soutien sur la base des factures qu’il aura acquittées.

Le dépôt de plusieurs demandes de soutien est possible. 3 cas de figure peuvent se présenter :

1. Si l’OFA souhaite solliciter, pour un même lieu (site de formation), un soutien pour des projets de natures différentes :
   Il devra déposer autant de demandes de soutien qu’il y a de nature de projets.
   Exemple : si un OFA souhaite, pour ses salles de cours, réaliser des travaux de rénovation ET acquérir des équipements pédagogiques, il devra déposer :
   • 1 demande de soutien pour le projet de travaux de rénovation des salles de cours,
   • 1 demande de soutien pour l’acquisition des équipements pédagogiques des salles de cours.
    
2. Si l’OFA souhaite solliciter, pour différents lieux (sites de formation), un soutien pour un projet de nature identique :
   Il devra déposer autant de demandes qu’il y a de lieux (sites de formation).
   Exemple : si un OFA assure des formations dans différents lieux (sites de formation) et souhaite acquérir pour chacun d’eux des ordinateurs, il devra déposer une demande de soutien d’acquisition d’ordinateurs par lieu (site de formation).
    
3. Si l’OFA souhaite solliciter, pour différents lieux (sites de formation), un soutien pour des projets de natures différentes :
   Il devra déposer autant de demandes qu’il y a de lieux (sites de formation) concernés et de nature de projets.
   Exemple : si un OFA assure des formations dans 3 lieux (sites de formation) et souhaite, pour chacun d’eux, réaliser des travaux de rénovation des salles de cours ET acquérir des ordinateurs, il devra déposer :
   • 1 demande de soutien pour le projet de travaux de rénovation des salles de cours du site de formation 1,
   • 1 demande de soutien pour le projet de travaux de rénovation des salles de cours du site de formation 2,
   • 1 demande de soutien pour le projet de travaux de rénovation des salles de cours du site de formation 3,
   • 1 demande de soutien pour le projet d’acquisition d’ordinateurs du site de formation 1,
   • 1 demande de soutien pour le projet d’acquisition d’ordinateurs du site de formation 2,
   • 1 demande de soutien pour le projet d’acquisition d’ordinateurs du site de formation 3.

Un OFA, titulaire d’un contrat de bail peut, dans le respect des dispositions dudit contrat, solliciter le Soutien à l’investissement pour de travaux d’aménagement intérieur liés exclusivement aux nécessités d’usage de l’OFA (exemple : travaux de peinture).

Il ne peut pas solliciter le Soutien pour des travaux incombant au propriétaire des locaux dans lesquels il dispense ses formations (exemple : remplacement des fenêtres).

La Région Île-de-France peut apporter :

• Un soutien maximum de 7 millions d'euros par projet,
• Avec une prise en charge maximum de 50% du coût total prévisionnel du projet d'investissement, pour la partie bénéficiant uniquement aux apprentis.

Le montant du soutien est calculé par application d’un taux sur le coût total prévisionnel du projet.

Ce total constitue la base subventionnable.

2 cas de figure peuvent se présenter :

1. Si le projet bénéficie en totalité aux apprentis, la Région retient comme base subventionnable, la totalité du coût total prévisionnel du projet.
    
2. Si le projet bénéficie à d’autres apprenants que les apprentis (par exemple : stagiaires de la formation professionnelle ; demandeurs d’emploi ; étudiants en formation initiale ; lycéens), la Région retient comme base subventionnable une partie du coût total prévisionnel du projet après l’avoir proratisé au nombre d’apprentis concernés.
   
   Exemple avec prorata apprentissage :
   Si le coût total prévisionnel du projet = 800.000 euros ; si le nombre d’apprenants qui bénéficiera du projet = 500 ; si le nombre d’apprentis qui bénéficiera du projet = 250 : la part des apprentis qui bénéficiera du projet sera donc de 50%.
   Si le taux de soutien régional sollicité pour le projet = 40%, la subvention sollicitée proratisée au nombre d’apprentis sera donc de 160.000 euros.
   ► Explications : Coût total prévisionnel du projet (800 000 €) x Part des apprentis qui bénéficiera du projet (50%)  x Taux de soutien sollicité (40%).

La (les) demande(s) de soutien et les pièces justificatives doit (doivent) être déposée(s) dans le cadre d’un appel à projets :
•    Via la plateforme des aides de la Région mesdemarches.iledefrance.fr,
•    Avant la date limite de candidature indiquée sur la page de l'aide sur iledefrance.fr.

Toute demande de soutien transmise par un autre biais ou, en dehors des dates indiquées, est inéligible.

Le dépôt d’une demande de soutien consiste à compléter sur mesdemarches.iledefrance.fr des rubriques concernant :

• L’identification du lieu où sera réalisé le projet et les coordonnées de son représentant,
   
• Les caractéristiques du projet :
  • Sa nature : s’agit-il de réalisation de travaux ; d’acquisition d'équipements ; d’acquisition de terrain et/ou de locaux ?,
  • Le descriptif détaillé des différents postes de dépenses et leur montant,
  • La justification du projet,
  • Les formations concernées : intitulé, secteur d'activité, niveau,
  • Les dates prévisionnelles de début et de fin,
  • Le coût total prévisionnel (HT ou TTC),
  • Le nombre d’apprenants et d'apprentis qui bénéficieront du projet,
  • Le montant du soutien régional sollicité,
  • Le plan de financement,
  • Les financeurs sollicités et les montants sollicités.

Les documents à fournir pour solliciter le Soutien à l'investissement sont :

• Selon la personnalité juridique de l’OFA : ses statuts, un extrait Kbis, un décret justifiant l'activité apprentissage,
• Un certificat Qualiopi en cours de validité,
• Une attestation sur l'honneur en cas de non-récupération de la TVA si l'OFA est concerné,
• Les justificatifs des éléments indiqués dans la rubrique « Description et montant » : estimatif du coût établi par un maître d'œuvre ou résultat de la mise en concurrence ou devis,
• Les preuves des cofinancements obtenus ou des demandes de cofinancements :
  • S’il s’agit de subventions : les justificatifs d'engagement des cofinanceurs, ou les preuves de sollicitation de financement,
  • S’il s’agit d’un emprunt : l’accord de la banque,
• Si le projet concerne une acquisition de terrain et/ou de locaux : la promesse de vente ou l’acte de vente (si celle-ci est déjà réalisée au moment du dépôt de la demande).

Un OFA ne peut pas déposer sur mesdemarches.iledefrance.fr une demande de soutien pour un projet déjà réalisé ou ayant déjà commencé. 

Avant de débuter son projet, l’OFA doit attendre de savoir si le soutien sollicité lui a été attribué par les élus lors d’un vote en Commission permanente du Conseil régional d’Île-de-France.

► Pour plus de détails, se référer à la question 15 : « Que se passe-t-il une fois que la demande a été déposée sur mesdemarches.iledefrance.fr ? Sous quel délai est-elle traitée ? »

À titre exceptionnel, un commencement d’exécution du projet avant le vote des élus peut être examiné dans les cas suivants :

• Lorsque le projet nécessite l’acquisition de terrains ou la réalisation d’études préalables pour définir son périmètre, et si ces études préalables sont directement liées au projet,
• Lorsqu’il y a urgence à réaliser le projet.

La Commission permanente du Conseil régional d’Île-de-France, par mention portée dans sa délibération, se prononce sur chacune de ces dérogations lors de l’attribution du soutien.

Une démarche environnementale consiste à prendre les mesures nécessaires afin de minimiser les impacts négatifs que le projet d’investissement pourrait avoir sur l'environnement. 

Pour l’OFA ayant un projet d’investissement relatif à la réalisation de travaux, il est préconisé d’inscrire le projet dans une démarche environnementale :

• Soit en se conformant aux recommandations du « Guide aménagement et construction durable des établissements de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’apprentissage ».
• Soit en s’engageant dans la démarche QBDF-Quartiers Bâtiments Durables Franciliens.
• Soit en suivant une démarche équivalente, en privilégiant une stratégie low-tech.

S’il s’agit d’un projet travaux de grande ampleur (travaux de construction d’un nouveau site de formation ; travaux d’extension ou de rénovation de locaux existants) :

• La démarche environnementale devra être globale.
• L’OFA devra être accompagné d’un Assistant à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) environnemental dont l’objectif sera de le conseiller, de l’aider à définir et affiner le projet.
• Les missions de maîtrise d’œuvre devront intégrer les compétences nécessaires .

S’il s’agit d’un projet travaux de moindre importance, il conviendra, en se référant au « Guide aménagement et construction durable des établissements de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l’apprentissage », de respecter les orientations concernées selon le type de projet.
Exemple : si le projet concerne la rénovation de salles de cours, il conviendra de respecter (a minima) :
• L’orientation 9 : Qualité sanitaire, de l’air, acoustique, visuelle, sécurité, sûreté
• L’orientation 10 : Chantier, exploitation, entretien - maintenance.

► Il est vivement conseillé de solliciter les services de la Région Île-de-France (investissement-apprentissage(at)iledefrance.fr) dès la genèse du projet, en amont du dépôt de la demande de soutien sur mesdemarches.iledefrance.fr.

L’OFA est soumis au Code de la commande publique s’il est considéré comme pouvoir adjudicateur conformément à l’article L1211-1 dudit Code.

Toutes les procédures de publicité et de mise en concurrence prescrites par le Code de la commande publique doivent alors être respectées à chaque étape du projet.

En cas de non-soumission au Code de la commande publique, il devra en être apporté la preuve (attestation sur l’honneur). 

Il est cumulable avec toutes les autres aides publiques et privées permettant de financer un projet d’investissement :

• Aides des opérateurs de compétences (OPCO),
• Aides publiques : commune, département, communautés d’agglomération, État, PIA (Programme d’Investissement d’Avenir), OPCO,
• Prêt bancaire,
• Dons privés…

Afin de comprendre le suivi d’une demande de soutien, voici la liste des états possibles :

• « En cours de création » : lorsque la demande est en cours de saisie et non finalisée.
• « Demande transmise » : lorsque la demande est déposée sur le site mesdemarches.iledefrance.fr et envoyée à la Région Île-de-France, Un état récapitulatif de la demande est alors adressée par mail.
• « Rejetée » : lorsque la demande n’a pas été retenue pour être instruite par les services de la Région Île-de-France parce qu’elle n’est pas valable (exemples : documents justificatifs non valides, demande non déposée par un organisme de formation dispensant des formations en apprentissage (OFA), projet déjà réalisé…),
• « Irrecevable » : lorsque la demande a été instruite par les services de la Région Île-de-France mais ne répondait pas aux critères d’éligibilité (voir la question 4 : « Qui peut bénéficier du Soutien à l'investissement des OFA ? » et la question 3 : « Quelles dépenses financent le Soutien à l'investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) ? ».
• « Éligible » ou « recevable » : lorsque votre demande a été instruite par les services de la Région Île-de-France et acceptée par les agents.

Le dépôt d’une demande de soutien ne vaut pas promesse de soutien.

1re étape : la demande est instruite par les services de la Région Île-de-France :

• À la clôture de l’appel à projets, , des demandes de soutien déposées par les OFA sur mesdemarches.iledefrance.fr fait l’objet d’une instruction par les services de la Région Île-de-France (Direction de l’apprentissage).
• Au cours de cette période, les OFA sont susceptibles d’être contactés afin d’obtenir tout complément d’information.
• L’instruction d’une demande de soutien permet de vérifier la faisabilité technique et financière du projet d’investissement, son caractère réel et avéré, son adéquation avec les objectifs régionaux et sa conformité au règlement du dispositif « Soutien à l'investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) ». (Pour plus de détails se référer à la question « 18. Comment sont priorisées les demandes de Soutien à l'investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) ? »).
• À l’issue de l’instruction, 2 cas de figure peuvent se présenter :
  1) Le projet est retenu pour être soumis au vote des élus,
  2) Le projet n’est pas retenu pour être soumis au vote des élus.
  Dans les 2 cas, l’OF-CFA est informé par mail.

2e étape : la préparation du rapport destiné aux élus 

• Un rapport comportant l’ensemble des projets retenus après instruction est préparé par la Direction de l’apprentissage en vue d’être soumis au vote des élus lors d’une commission permanente du Conseil régional d’Île-de-France. Ce rapport doit être prêt 1 mois et demi avant la date de la séance de la Commission permanente.
• Le rapport à destination des élus fait l’objet d’un examen par les directions des affaires financières et juridiques de la Région Île-de-France.  

3e étape : le soutien est voté par les élus régionaux lors d’une séance de la Commission permanente du Conseil régional

Le calendrier des séances de la Commissions permanentes du Conseil est connu par les services de la Région au début de chaque semestre (un aperçu du calendrier est disponible sur d'iledefrance.fr). Il y a en moyenne 1 séance de la Commission permanente tous les 2 mois.

À noter : compte tenu des divers calendriers à respecter, entre la date de dépôt d’une demande de soutien sur mesdemarches.iledefrance.fr et la date de vote par les élus lors d’une séance de la Commission permanente du Conseil régional, le délai peut être de plusieurs mois. 

L’ensemble des demandes de soutien déposées dans le cadre de l’appel à projets, sont examinées au regard des objectifs prioritaires de la Région Île-de-France, notamment en matière d’aménagement du territoire, de développement économique, de respect des démarches vertes et socialement responsables. 

Il est ainsi tenu compte notamment, conformément au Règlement d’intervention du dispositif Soutien à l'investissement des organismes de formation dispensant des formations par apprentissage (OFA) :

• De la représentativité de l’activité apprentissage :
  • Selon que l’activité d’apprentissage du projet d’investissement revêt un caractère principal ou accessoire, priorité est donnée aux OFA exerçant à titre principal une activité apprentissage,
  • Le nombre d’apprentis amenés à bénéficier du projet d’investissement est pris en compte.
• Du développement de l’apprentissage dans les secteurs prioritaires de l’économie francilienne : 
  • Une attention particulière est portée sur les formations au titre desquelles le soutien est sollicité (forment-elles à des métiers en tension, des métiers émergents, s’agit-il de formation dont les besoins en recrutement sont avérés ?).
• De la qualité des investissements envisagés et du respect des normes environnementales :
  • S’il s’agit de projets d’envergure, priorité aux projets s’inscrivant dans une démarche environnementale.
  Pour plus de détails se référer à la question 13 « Qu’est-ce qu’une démarche environnementale ? » .
• De la situation financière de l’OFA : 
  Sont examinés :
  • Le niveau de consommation des soutiens régionaux précédemment alloués est examiné
  • Les modalités de mise en œuvre du projet et la capacité à le réaliser rapidement justifiant une notification de subvention en année N (année de dépôt de la demande de soutien) sont analysés, 
  • La capacité à mobiliser d’autres financements (branches professionnelles, OPCO, entreprises, emprunts, État, autres collectivités locales...).

Après instruction favorable par les services de la Région Île-de-France, il peut être proposé au vote des élus, lors d’une séance de la Commission permanente du Conseil régional :

• Soit le vote d’un seul soutien,
• Soit le vote de plusieurs soutiens,
• Soit le vote de tous les soutiens sollicités.

Dans les semaines suivant le vote, il est demandé à l’OFA bénéficiaire du soutien de signer une convention relative aux modalités de mise en œuvre et de versement du soutien attribué.

Après signature de la convention, l’OFA peut solliciter le versement du soutien en complétant un formulaire (que la Région lui aura préalablement transmis) signé par le représentant légal de l’OFA accompagné d’un état récapitulant les dépenses réglées pour le projet.

• Pour des questions relatives à la plateforme des aides régionales mesdemarches.iledefrance.fr, contactez l’assistance technique via le bouton rouge « Assistance » qui se présente à vous quand vous êtes connecté. 
• Pour des questions relatives à votre projet d’investissement, écrivez à investissement-apprentissage(at)iledefrance.fr.